Новости Миграционный учет иностранного персонала - сроки, порядок и новая форма и 2018 году. Подводные камни и нюансы. Комментарии и примеры специалиста

Правила оформления, регистрации и постановки иностранных сотрудников на миграционный учет в принципе просты и известны практически каждому ответственному работодателю, в штате которого есть иностранные работники. Но, как и любая другая сфера правового характера, миграционный учет иностранных граждан имеет свои нюансы и подводные камни. Кроме того, уже почти 2 года длится реформа федерального органа ответственного за сферу миграции, в том числе оформление миграционного учета, - ликвидация ФМС и передача полномочий в Управление по вопросам миграции МВД. Так как с 2017 года оформление и продление мигучета по чекам патента передано в офисы МФЦ, то и поменялся набор требований к подаваемым документам. Незнание этих требований и всех нюансов оформления грозит как отказом в приеме документов, так и привлечением к ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей с наложением предусмотренных штрафов – по России от 250 тысяч, а в Санкт-Петербурге и Москве от 400 тысяч рублей.

Где оформляется миграционный учет иностранного персонала в 2018 году?

• Первичный (при въезде иностранного гражданина на территорию России) миграционный учет любых категорий сотрудников на 90 дней может быть оформлен в ФГУП Почта России, отделе УВМ или офисе МФЦ / Мои Документы. Такой мигучет еще называют регистрация на 90 суток, а на жаргоне кадровиков и сотрудников УВМ «трешка» (трехмесячная регистрация) или «первичка» (первичная постановка на миграционный учет).
• Постановка на миграционный учет (при вступлении в трудовые отношения – трудовой или гражданско-правовой договор, контракт или соглашение), переоформление (при смене работодателя) или продление миграционного учета по чекам об оплате патента на работу осуществляется только в офисах МФЦ Санкт-Петербурга и Ленобласти.
• Постановка на миграционный учет (при вступлении в трудовые отношения) и переоформление миграционного учета (при смене работодателя) работающих в организациях граждан из стран ЕврАзЭС (Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия) сроком до 1 года (с момента въезда) на основании трудового договора сейчас осуществляется только в ОВТМ УВМ в Едином миграционном центре на ул. Красного Текстильщика 12. Зарегистрировать такого сотрудника вы можете не более чем на 364 дня с момента его въезда в Россию вне зависимости сколько уже он пребывает в России и срока, на который заключен договор.

Пример:

01.04.2018 года Вы принимаете на работу иностранца из ЕАЭС, например казахстанца, который приехал в Россию 01.07.2017 года, поработал в одной организации, после чего решил сменить место работы и пришел к вам на оформление. Заполняя бланк уведомления о его постановке на мигучет, Вы должны указать срок его регистрации до 30.06.2018 года, то есть 1 год с момента въезда минус 1 день даже если трудовой договор заключен на бессрочный период.

Если договор срочный и заключается на срок меньше чем год с момента въезда, то и дата постановки будет до дня истечения этого договора.

Пример:

Например: 01.05.2018 года Вы принимаете на работу по срочному трудовому договору иностранца из ЕврАзЭС, например киргизстанца, который приехал в Россию 01.04.2018 года, ранее работал в другой организации, после чего решил устроиться к вам. Срок заключенного трудового договора установлен до 01.07.2018 года. Несмотря на то, что год с момента въезда истекает только 30.04.2019 года, поставить в данном случае на миграционный учет работника Вы можете только до дня истечения контракта (включительно последний день).

Данные правила исчисления сроков мигучета распространяются на всех работников изЕврАзЭС.

Работающие у физических лиц иностранные граждане из стран ЕврАзЭС подлежат постановке на миграционный учет в районных отделах УВМ по месту работы. Принимающей стороной в данном случае является физлицо, а трудовые отношения должны быть подтверждены договором.

Документы для постановки на миграционный учет работодателем

Пакет документов для постановки на мигучет иностранного сотрудника относительно однотипен и включает основные удостоверяющие личность и разрешительные документы. В зависимости от оснований и сроков пребывания иностранного работника в России может потребоваться добавить тот или иной документ.

Документы для постановки ни миграционный учет через ФГУП Почта России:

Осуществляться через отделение ФГУП Почта России может только миграционный учет вновь прибывшего в Россию иностранного сотрудника и не имеющего разрешительных документов.

• копия паспорта (разворот с лицом и разворот с последним въездом в РФ),
• копия последней миграционной карты (обратите внимание на указанную в ней цель въезда),
• копия полиса ДМС (не обязательно, но желательно),
• копия визы (если иностранец въехал по визе).

Почтовый мигучет по адресу организации вновь прибывшего иностранного работника (работающего по патенту) не очень любят инспектора УВМ и даже штрафуют иностранцев с почтовой регистрацией оформленной на юрлицо, если при этом нет патента. Логика такая – иностранцев только въехал, патент еще не оформил, организация в таком случае принимающей стороной быть не может, значит, иностранец сообщил о себе ложные данные. На работников из ЕврАзЭС это не распространяется, так как такие работники могут быть привлечены к трудовой деятельность хоть в день въезда.

Постановка (продление) на миграционный учет иностранного работника, работающего по патенту через офис МФЦ:

• копия паспорта (разворот с лицом и разворот с последним въездом в РФ),
• копия последней миграционной карты (обратите внимание на указанную цель въезда, обязательно должно быть подчеркнуто РАБОТА),
• копия полиса ДМС (уже обязательно),
• копия трудового договора (срок заключения и срок постановки на миграционный учет не должны отличатся более чем на 7 дней),
• копия паспорта уполномоченного работника Вашей организации,
• копия доверенности с правом осуществлять действия по постановке на миграционный учет,
• копия и оригинал (оригинал подлежит сдаче) отрывной части уведомления предыдущей регистрации (если иностранный гражданин уже был зарегистрирован),
• копия действующего оплаченного патента со ВСЕМИ приложенными чеками. Если хотя бы один чек утерян, его необходимо восстановить, иначе в приеме документов будет отказано. Восстановленная копия чека об оплате патента должна быть заверена печатью банка, проводившего платеж,
• заполненное принимающей стороной уведомление о постановке.

Пример:

иностранный гражданин получил патент 01.02.2018 года и внес авансовый платеж за данный патент (одним или тремя чеками это неважно) на сумму 10.500 рублей из расчета 3.500 рублей за каждый месяц. Максимальный срок постановки на миграционный учет в данном случае будет до 30 апреля 2018 года.

Если иностранный гражданин при приеме на работу предъявляет оплаченный только на 2 месяца патент и при этом миграционный учет на весь год вперед, имейте ввиду, что данный миграционный учет является 100-процентной подделкой. Остерегайтесь принимать таких работников.

Сроки постановки на миграционный учета при въезде:

• Постановка при въезде – 7 дней (Азербайджан, Молдова, Узбекистан, Украина),
• Постановка при въезде – 14 дней (Таджикистан),
• Постановка при въезде – 30 дней (Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия),
• Постановка при въезде – 90 дней (при наличии разрешения на работу ВКС вне зависимости от гражданства). Распространяется на супруга и детей сотрудника ВКС.
• Постановка на миграционный учет при въезде при наличии у сотрудника РВП и ВНЖ в Санкт-Петербурге – не требуется. При постановке на учет иностранных граждан с РВП или ВНЖ из другого региона срок 7 дней, но потребуется доказать что иностранный такой гражданин прибыл не более, чем 7 дней назад. Для въезжающих в Россию иностранцев это подтверждается миграционной картой, от приехавших из другого региона могут потребовать проездной документ – билет, посадочный талон и т.д.

Срок постановки на мигучет при смене принимающей стороны: Для уже работающих в России и имевших принимающую сторону (работодателя) иностранных граждан одинаков для всех категорий:

• 7 дней иностранцы с патентами (Азербайджан, Молдова, Узбекистан, Украина),

• 7 дней (Таджикистан),

• 7 дней ЕврАзЭс (Армения, Белоруссия, Казахстан, Киргизия),

• 7 дней РВП и ВНЖ из другого субъекта России,

Срок продления миграционного учета по чекам

Продление миграционного учета осуществляется только при наличии оснований, предусмотренных законом. Иностранцы, работающие по разрешению на работу (в том числе ВКС) и иностранцы из ЕврАзЭс, обычно ставятся на миграционный учет до окончания срока действия разрешения на работу (кто с разрешениями) или окончания срока действия трудового договора, но не более чем на год с момента въезда (ЕврАзЭС).

Таким образом, продление миграционного учета осуществляется только для иностранных работников с патентами при истечении уже оплаченного периода патента и при оплате нового периода действия.

Что интересно, отведенный законом срок для продления миграционного учета меньше, чем для постановки и составляет 3 рабочих дня с момента оплаты очередного периода, т.е. 3 рабочих дня с момента оплаты чека иностранным гражданином.

Обязанность отслеживать оплату чеков иностранными гражданами закон возлагает на работодателя. Если иностранный работник оплатил чек, но не донес и его в течении 3 дней работодателю, то фактически работодатель допускает нарушение и подлежит административной ответственности за неисполнение обязанностей принимающей стороны.

Требования к документам за последний год менялись неоднократно. Например, копия паспорта иностранного гражданина. С самых старых времен при оформлении разрешения, патента или миграционного учета в отделах ФМС приобщалась копия только двух страниц паспорта – разворот с лицом и разворот с последним въездом. При передаче услуги миграционного учета офисам МФЦ появилось необоснованное требование прилагать копии ВСЕХ страниц паспорта. А в некоторых паспортах (например, таджикский биометрический паспорт) бывает до 48 страниц. Зачем нужны копии пустых страниц паспорта, никто объяснить не мог, но через месяц марание бумаги было отменено и стали требовать уже только страницы с любыми отметками – как печати о пересечении границы, так и, например, страница с проставленной шенгенской визой или штампом об отношении к воинской обязанности в Узбекистане. В настоящий момент и это требование отменено и теперь снова приобщаются только копии 2 страниц национального паспорта иностранного работника – лицо и въезд.

Миграционный учет при работе по совместительству

Визовые иностранцы ограничены в осуществлении трудовой деятельности в двух и более организациях. Визовики могут работать только в той организации, которая оформила приглашение для рабочей визы и имеет разрешение на привлечение визовиков. Они могут работать только по внутреннему совмещению, то есть по основному месту работы выполнять дополнительную трудовую функцию или замещать дополнительную должность (при наличии дополнительного разрешения на работу на такую должность), но не могут «подрабатывать на стороне».

Иностранные граждане, работающие по патенту или только по трудовому договору (ЕврАзЭС), уравнены в правах с гражданами России – ни Трудовым Кодексом, ни другими нормативными актами они не ограничены в работе по совместительству. Причем согласно ч.2 ст.282 ТК РФ работа по совместительству возможна у неограниченного количества работодателей.

Как быть в ситуации совместительства иностранцем с миграционным учетом?

Логика подсказывает, что обязанность поставить на миграционный учет лежит на организации, которая является основным местом работы. Но миграционное законодательство не делает исключений в исполнении обязанности миграционного учета для основного места работа и совместительства. То есть фактически иностранный гражданин подлежит постановке на миграционный учет той принимающей стороной, в которой находится в конкретный период времени. Но согласно того же закона обязанность поставить на мигучет возникает только на 7-ой день.

Пример:

иностранный сотрудник работает по основному месту работу в компании А по графику 5/2 и в свободное время (выходные дни) подрабатывает на стороне в компании В по той же профессии, но по совместительству. И компания А, и компания В подали в УВМ МВД уведомление о заключении трудового договора с указанным иностранцем, но компания А поставила его на миграционный учет, а компания В нет, потому что в выходные дни МФЦ не работает, а в будние дни сотрудник находится по основному месту работы.

Вопрос: Управление по Вопросам Миграции, получив уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином от компании В, но не получив информацию о его постановке на миграционный учет, не захочет ли проверить компанию В на предмет соблюдения миграционного законодательства?

Или что делать, если «основной» работодатель вообще не ставит на миграционный учет? Или неправильно оформляет?

Ответ на этот вопрос мы не дадим, поскольку мнения многих опрошенных нами экспертов противоречат как закону, так и друг другу.

Судебная практика на данный момент по вопросу административной ответственности одного работодателя за непостановку на миграционный учет при трудовой деятельности по совместительству отсутствует.

Постановка на миграционный учет не по адресу организации

Постановка на миграционный учет иностранных сотрудников по другому адресу, отличному от юридического адреса организации возможна в нескольких случаях:

постановка на мигучет по адресу обособленного подразделения при наличии у организации нескольких обособленных подразделений – складов, офисов или магазинов.

В таком случае организация может ставить на учет иностранцев не по месту нахождения головного офиса, а по местам своих обособок с обязательным приложением договора аренды или права собственности по конкретному адресу.

Например:

организация из Санкт-Петербурга арендует в Ленобласти склад или обрабатывающую площадку, зарегистрированную как обособленное подразделение, в котором работают 15 иностранных граждан. Данная организация может поставить на миграционный учет этих работников по адресу головного офиса, но тогда будет несовпадение региона действия патента на работу (ЛО) и места постановки на учет (СПб), что может вызвать вопросы при проверке документов таких сотрудников. Кроме того, если иностранные работники живут непосредственно на территории производства, тогда уже постановка на учет по адресу производственного общежития обязательна, поскольку такие работники фактически постоянно находятся на территории Ленобласти.

При постановке на миграционный учет не по адресу организации в МФЦ требуют заверки КАЖДОЙ страницы КАЖДОГО документа печатью организации и подписью генерального директора. При подаче на миграционный учет стандартный комплект документов выглядит так:

• 2 страницы копия паспорта,
• 1 страница копия последней миграционной карты,
• 1 страница копия полиса ДМС,
• 2 страницы копия трудового договора,
• 2 страницы копия паспорта работника Вашей организации,
• 1 страница копия доверенности по постановке на миграционный учет,
• 1 страница копия отрывной части предыдущей регистрации,
• 1 страница копия действующего оплаченного патента,
• 6 страниц копий чеков об оплате патента,
• 10 страниц копия договора аренды складского помещения,
• заполненное принимающей стороной уведомление о постановке.

Таким образом, для постановки на миграционный учет по адресу обособленного подразделения генеральному директору придется заверить почти 30 страниц документов. Для регистрации 15 человек понадобится толстая пачка бумаги и много свободного времени генерального директора.

несовпадение юридического и фактического адресов принимающей организации

Несоблюдение организацией налогового законодательства в части сообщения достоверных сведений о своем местонахождении уже достаточно редкое, но все еще встречающееся явление. Руководители некоторых компаний работают по старинке – покупают (или придумывают) адрес нахождения своей организации, фактически находясь в другом месте. А указание адреса организации в установленных законом случаях, в данном случае как место пребывания иностранных работников, является юридическим действием и влечет определенные последствия и ответственность.

В лучшем случае на адрес такой организации будет поставлен «маяк», с последующим запретом на постановку на миграционный учет, а организация будет включена в список для мониторинга местным отделом или даже городским Управлением по вопросам миграции.

Постановка на миграционный учет детей иностранных сотрудников

Очень частая и, к сожалению, практически нерешаемая проблема это постановка на миграционный учет детей сотрудников. Причина – полное отсутствие законодательного регулирования данного вопроса.

Российское законодательство прямо разрешает (именно разрешает, а не обязывает) регистрировать по месту пребывания организации членов семей ВКС. Семьи остальных категорий работников (с патентами, разрешениями и ЕврАзЭС) в данный момент находятся вне правового поля.

В настоящий момент практика такова, что ставить на мигучет по юридическому адресу детей запретили.

Иностранному сотруднику, который находится в России с ребенком, нужно встать на мигучет по месту фактического проживания. Ему выдается на руки трудовой договор и копия поданного уведомления о заключении трудового договора. Сам иностранец пишет ходатайство на имя руководителя отдела УВМ о продлении срока пребывания ребенка в связи с тем, что ребенка не с кем оставить в стране происхождения, а сам иностранец работает. Эти документы подаются в районный отдел УВМ принимающей стороной по месту проживания, то есть собственником или зарегистрированным там лицом. Ходатайство о продлении срока пребывания ребенка может быть одобрено, но может быть и отклонено.

Помимо этого могут запросить данные по второму родителю – где находится, работает или нет. Если не работает – почему не находится с ребенком. Если родитель в разводе – копия свидетельства о разводе и разрешение на выезд ребенка в Россию.

Обратите внимание: для продления миграционного учета несовершеннолетнего иностранного гражданина по ходатайству работающего родителя требуют миграционную карту с отметкой цели въезда – РАБОТА. Даже если ребенку 1 год и он ходит в сад.

Контрольный список компаний и сигнал на адресе

Какие организации включены в контрольный список и как выглядит «сигнал на адресе» доподлинно не известно. Также, точно не известен принцип и причины внесения в такой список, но однозначно это связано с постановкой на миграционный учет. Внесению в такой список подлежат следующие организации:

• осуществляющие неоправданно большое количество постановок на мигучет иностранных граждан за короткий период времени,
• организация не находится в том адресе, на который регистрируются иностранцы,
• иные основания для сотрудников УВМ предполагать предоставление ложных данных.

В нашей практике был случай, когда сигнал на адрес поставили организации, у которой в штате было всего 3 человека, причем иностранцем был только один. Более того, это был ВКС из Европы. При разбирательстве выяснилось, что по адресу этой организации ранее находилась фирмочка, к которой были претензии со стороны УВМ МВД. Плохая фиромчка съехала, офис арендовала добропорядочная организация, а сигнал поставил уже им.

Узнать о таком сигнале на адресе было проще, когда миграционный учет осуществлялся непосредственно инспекторами ФМС, которые сразу на приеме могли об этом сообщить и отказать в приеме документов до исключения из списка. После передачи мигучета в МФЦ, узнать о таком сигнале стало затруднительно, т.к. работники МФЦ такой информации просто не видят.

Чтобы снять сигнал с адреса организации в минимальные сроки приготовьте все уставные документы, договор аренды офиса по спорному адресу и документы по трудовым отношениям с иностранными работниками. Данные документы подлежит предоставить в отдел по работе с юрлицами УВМ МВД. Будьте готовы к тому, что Вашему представителю придется дать объяснения. Также может быть назначена документарная или внеплановая проверка.

Ответственность за нарушение правил миграционного учета

Принимая на работу иностранного работника, Вы должны помнить, что постановка на миграционный учет является обязанностью, а не правом работодателя.

Регистрировать иностранных граждан нужно обязательно. Наличие у такого иностранца другой регистрации по месту предыдущей работы не является исключением. Уважительной причиной для непостановки на мигучет может быть:

• проживание иностранного работника в собственной квартире и квартире его супруги, при условии его регистрации по месту фактического пребывания,
• проживание иностранного работника в гостинице или общежитии, при условии его регистрации по месту фактического пребывания,
• прием на работу по совместительству иностранного сотрудника, при условии его надлежащего оформления по основному месту работы.

Неисполнение или нарушение порядка, сроков и формы миграционного учета является серьезным нарушением с назначением штрафов от 400 до 800 тысяч рублей.

Если у Вас остались вопросы о порядке оформления или продления миграционного учета, мы с радостью Вас проконсультируем

Задать вопрос

Отправлено

Спасибо. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Неверно указано имя

Неверно указан телефон